Reiner Gärtner

Ich habe in den letzten Monaten viel über soziale Netzwerke geschrieben und mir dabei Gedanken gemacht, ob die wirklich Nutzen bringen, unser Leben bereichern oder doch nur Zeitbremsen sind und uns davon abhalten, unsere lokalen Offline-Netzwerke zu pflegen. Viele sagen, dass es eine Mischung daraus sein sollte, dass wir die sozialen Netzwerke dafür nutzen, um unsere lokalen, engen Freundschaften zu koordinieren und um unsere geografisch weiter entfernten Freundschaften gut zu managen.

Koordinieren und managen sind natürlich recht kalte Worte, die aber die sozialen Netzwerke ganz gut beschreiben, denn wir bekommen einen Einblick in das Leben eines anderen Menschen, der auf meiner Freundesliste ist, doch irgendwie bekommen wir nur die Unverbindlichkeiten mit. Meistens reicht ein Telefonanruf oder eine persönliche E-Mail um herauszufinden, dass das Leben auf Facebook nichts mit dem tatsächlichen Leben zu tun hat.

Für mich steht fest, dass lokale Freundschaften natürlich unschlagbar sind. Ich könnte meine Freunde um 10 Uhr abends anrufen und noch ein Bierchen trinken gehen, wenn ich etwas wichtiges zu besprechen hätte, ich würde meine Freunde ohne Murren sonntags um 6 Uhr von Flughafen abholen. Wer von meinen Facebook-Freunden würde das machen? Geschweige davon, dass die ja alle irgendwo anders sind.

Das Facebooken ist ein netter Zeitvertreib, aber mehr nicht. Und ich merke, dass nur noch ein harter Kern meiner Facebook-Freunde so regelmäßig wie früher über ihr Leben berichten.

Vor einem Dreivierteljahr habe ich da noch anders gedacht und selber testweise mit Hierinwangen.de ein soziales Netz für meine Stadt gebaut. Leider basierte es auf einer stark Beta-Version von Buddypress und so hatte ich die ganze Zeit technische Probleme, die letztendlich das gesamte Projekt zum Stillstand gebracht haben. Aber ich habe meine Lehren daraus gezogen:

1. Lokale soziale Netzwerke sollte man besser im Sportverein, in Cafes, Kneipen und auf jeden Fall offline pflegen: Die technische Hürde ist anscheinend noch zu hoch, um sich regelmäßig online auszutauschen. Da hilft eine einfache E-Mail-Sammeladresse, um schnell einen Termin festzuzurren. Meistens reicht ein Telefonanruf.
2. Nur in großen Städten sind die Leute ständig online: In kleineren Städten ist das einfach noch nicht so. Auch hier ist das Telefon die Killeranwendung. Da braucht niemand ein Netzwerk, weil man ja seine Freunde sowieso trifft, auf dem Markt, im Einkaufsladen oder vor dem Bäcker.
3. Jeder will mitreden, aber nicht online. Das Modell des Bürgerjournalismus sehe ich momentan nicht mehr so enthusiastisch wie noch vor einem Jahr. Denn dazu braucht man Leute, die auch mitmachen wollen. Gerade in kleineren Orten, wo jeder jeden kennt und man einen Ruf zu ruinieren hat, trauen sich die wenigsten, etwas zu Papier oder online zu stellen. Das könnte ja falsch verstanden werden oder man muss sich schämen, wenn noch ein paar Rechtschreibfehler durchgerutscht sind. Die Hemmschwelle zum Mitmachen ist hoch. Am Ende machen entweder die mit, denen sowieso schon alles egal ist oder die Menschen, die ganz besonderes Interesse haben, um das Podium zum hemmungslosen Werben nutzen.
4. Lokale soziale Online-Netze kann man nur erfolgreich starten, wenn sich mehrere Gleichgesinnte zusammentun. Dazu braucht man mindestens zwei Anschieber, die Inhalte ranschaffen. Wenn man sich nur auf das Mitmachen der Besucher verlässt, kommt schnell in Qualitätsprobleme. Aber genau hier liegt die Kunst: Wie schafft man es, die Besucher so zu animieren, dass sie tatsächlich mitmachen? Es muss also so einfach wie möglich sein. Denn ansonsten ist es sehr mühselig, konstant Inhalte zu schreiben, ohne dafür eine lange Zeit Geld zu bekommen. Ideales Hobby für Idealisten.

Während ich nicht glaube, dass neue soziale Netzwerke eine große Chance gegen Facebook haben – denn es reicht ja schon, Facebook jeden Tag zu überwachen – denke ich schon, dass sich Netzwerke ganz gut für die Zusammenarbeit im Business eignen könnten. Ich knüpfe da an meinen gestrigen Eintrag an. Dazu hätte ich gern ein googlewave, das ich auf meinen Server packen könnte. Das gibt es ja schon, ist nur technisch sehr kompliziert. Oder ich könnte Buzz nutzen, um ganz gezielte Infos an ausgewählte Gruppen zu verteilen. Wenn das meine Nicht-Google-Freunde auch mitbekommen würden. Ich habe auch schon mal überlegt, eine Art Teamtwitter anzubieten, aber da müssen die Teilnehmer auch mitmachen.

Besser wäre es aber, wenn ich meine Dateien und Informationen immer in einem Dokument up-to-date halten würde. Dann müsste man nicht so viele E-Mails hinundherschicken. Wenn es dann Fragen geben würde, dann könnte der Fragesteller einfach einen Kommentar anbringen und ich könnte es beantworten. Und zwar direkt im Dokument. Wenn das dann erledigt ist, lösche ich einfach den Kommentar, räume auf, so dass ich immer eine aktuelle Version habe. Das habe ich auch mal mit subversion probiert, aber das erfordert auf der Seite des Kunden wieder zu viel Disziplin, Dateien aus- und wieder einzuchecken.

Je mehr ich mich in Buzz hereinarbeite, desto mehr gefällt mir der Ansatz von Googlewave. Zwar versuche ich meine High-Tech-Freunde verzweifelt zum Mitmachen zu animieren, aber anscheinend will keiner mit mir googlewaven. Bisher konnte sich keiner dafür erwärmen, was mich natürlich vor mehrere Fragen stellt: Entweder meine Freunde kapieren es nicht oder ich bin mit googlewave auf dem Holzweg. Aber ich will unbedingt dranbleiben an googlewave, weil ich mir sicher bin, dass man so schneller zu guten Texten kommt. Denn dieses Hinundhergeschiebe von E-Mails mit verschiedenen Anhängen und Textmarkierungen führt einfach zu Verwirrungen.

Wahrscheinlich würde es reichen, wenn man gemeinsam an einem Google doc arbeiten würde. Das hätte den Vorteil, dass gleich jeder mitmachen kann und eben kein googlewave-Konto braucht. Eine Registrierungs- und Anmeldehürde weniger. Ich benutze Google docs derzeit nur für die Excel-Variante, aber wenn Google doc auch einen Überarbeitungsmodus hat – so wie in Microsoft Word bekannt – dann könnte man das glatt mal probieren. Dann könnte ich mit meinen Kunden ganz konkret am Text arbeiten. Das ginge auch mit Zoho und auch mit Buzzword von Adobe. Gibt es das eigentlich noch?
Lesen Sie weiter »

Vor einigen Monaten berichtete ich hier, warum ich ein komplett neues Tastaturlayout lerne. Ich kann nun berichten, dass ich mittlerweile komplett auf NEO umgestiegen bin. Das hat viele Vorteile: Da auf meinem mac nun NEO standardmäßig eingestellt, kann nun niemand meine Tastatur bedienen, denn die ist ja komplett anders belegt als es auf den Tasten gedruckt ist. Ich habe in meinem Büro noch eine externe Tastatur, deren Tasten so umgebaut habe, dass dort nun das NEO-Tastaturlayout abgebildet ist.

Nach vielen Monaten bin ich nun schneller mit NEO als mit meinen 4,5 Fingern. Und: Ich habe keine Schmerzen in der Hand mehr, das Thema Carpal Tunnel Syndrome hat sich mit NEO erledigt, ich tippe ökonomischer als zuvor und ich kann nun ganz gut blind tippen, schaue umher, kann meinen Gedanken viel Raum geben, indem ich nicht mehr ständig auf den Bildschirm schaue und Worte während des Schreibens korrigiere (der Tod für jedes kreative Schreiben), sondern einfach loslasse und schreibe, mit Rechtschreibfehlern und vielen Quatschwörtern, die ich ja später wieder löschen kann. Lesen Sie weiter »

Wer mich besucht und mal schnell seine E-Mails auf meinem Powerbook checken will, bekommt einen großen Schreck: Die Tasten sind komplett anders belegt, es kommt nur Kauderwelsch raus. Woran liegt das? Seit einem knappen Jahr schreibe ich zunehmend mit einem neuen Tastaturlayout, mit NEO 2.0.

Warum sollte man jetzt noch ein neues Tastaturlayout lernen, ist das nicht Zeitverschwendung? Klar, die Eingewöhnung dauert und wer wie ich darauf angewiesen ist, Informationen schnell zu verarbeiten, bremst sich eine Weile ganz schön aus. Aber: Langfristig gesehen ist es eine gute Investition. Denn NEO ist viel ergonomischer, man kann damit länger, zunehmend schneller und vor allem entspannter und gesünder tippen. Ich glaube, dass wir noch sehr lange mit Tastaturen arbeiten werden und selbst wenn Spracherkennung mal besser funktioniert, dann entsteht daraus ja noch mehr Text, den man weiterverarbeiten muss.

Alternative Tastaturlayouts gibt es ja viele, aber nach langer Recherche habe ich mich für das Tipp-Abenteuer mit NEO entschieden. Die Gründe:

• NEO ist noch recht jung, aber die Entwicklung und die Community darum ist aktiv und engagiert. Wenn ich schon mühsam umstelle, dann will ich auch dabei bleiben.
• NEO hat einen wissenschaftlichen Ansatz: Zwar ist NEO überwiegend auf den deutschen Sprachraum ausgelegt, aber das ist okay. Die wichtigsten Buchstaben sind auf der mittleren Reihe angelegt, so dass meine Hände und Finger einen viel kürzeren Weg haben als auf der guten alten qwertz-Tastatur haben. Hier kann man alle Vorzüge lesen.
• NEO macht einen durchdachten und ausgereiftern Eindruck: Man muss sich einfach entscheiden und dabei bleiben. Wenn jetzt ein noch besseres Layout entwickelt wird, dann glaube ich nicht, dass es wesentlich besser wäre. Wichtig ist ja, dass man es richtig beherrscht.

Meine Eindrücke (und was ich beim nächsten Mal ändern würde)

• Je mehr man zwischen den Layouts wechselt, umso schwieriger wird es. Das passiert mir immer wieder: Ich tippe gemütlich mit NEO und dann kommt ein Anruf von einem Auftraggeber und es muss schnell gehen. Also wechsel ich zurück. Gerade jetzt sollte man aber seinen neuen Tipp-Talenten vertrauen. Es lohnt sich.
• Ich tippe immer noch nicht schnell genug, dafür immer sicherer. Gerade beim kreativen Schreiben ist es ja wichtig, den internen Redakteur auszuschalten, der immer sofort alles bewertet, umschreiben oder löschen will. Wenn man noch nicht so fit mit der neuen Tastatur ist, dann hat dieser Redakteur eine unheimliche Macht. Da hilft nur: schreiben, schreiben, schreiben, den Redakteur müde schreiben. Woanders heißt das monkey mind.
• Ein Tipp-Programm hilft: Ich empfehle das kostenlose Tipp 10 für den mac. Allerdings weicht das NEO-Layout dort etwas von der Version 2 ab.
• Dran bleiben: Ich habe in der letzten Zeit an vielen Projekten gearbeitet, da war mir NEO doch zu langsam. Was gut ist: Wenn ich viel mit NEO tippe, kann ich auch sofort wieder mit dem alten Layout tippen und auch umgekehrt kommt man in NEO erstaunlich schnell wieder rein – Voraussetzung dafür ist, dass man sich eine Weile mit NEO beschäftigt hat. Lesen Sie auch die Erfahrungsberichte anderer Umsteiger.

In einem der nächsten Beiträge werde ich genauer beschreiben, wie der Umstieg gelingt und worauf man dabei achten sollte.

Im ersten Teil meiner Workflow-Serie habe ich beschrieben, wie ich täglich mit meinen E-Mails und Aufgaben umgehe. Aber natürlich benötige ich noch weitere Werkzeuge.

Ich arbeite zunehmend mit der Projektmanagementsoftware Merlin (und ja: ich arbeite auf einem mac, also stelle ich hier auch nur mac-Software vor..) und da stellte sich schnell die Frage, wie ich denn meine erfassten Projektaufgaben in Merlin importiere und dann vielleicht daraus mit GrandTotal ein schön übersichtliches Angebot erstellen kann.

Und so geht es:

1. Aufgaben, Ziele und Rollen mit einer Mindmap erfassen: Ich habe in den letzten Jahren einige der gängigen Mindmapping-Software auf dem mac ausprobiert, darunter MindManager,  Novamind und Freemind. Während die ersten beiden einfach zu teuer und für meine Bedürfnisse zu kompliziert sind, war Freemind sehr lange Favorit. Um meine Mindmaps in Merlin zu bekommen, benötige ich jedoch ein bestimmtes Export-Format (OPML).
   Am besten kommt damit Mindnode zurecht. Damit kann ich Mindmaps erstellen und als OPM-Datei exportieren. Ich habe mir Mindnode Pro (kostet 14,95 Dollar, also wirklich fairer Preis!) zugelegt, weil man damit im Gegensatz zur Basisversion auch Äste wieder einfalten kann. Außerdem ist Mindnode nicht nur nett gestaltet, sondern konzentriert aufs Mindmapping, ganz ohne Schnickschnack.Also, Mindmap erstellen, dann bei “Ablage” und “Exportieren” das Dateiformat “opml document” anwählen und die Datei speichern.
2. Mindmap in Merlin importieren und weiterverarbeiten: Der Import der Mindmap in Merlin ist denkbar einfach. Öffnen Sie eine neue Datei und ziehen Sie die opml-Datei einfach in das Merlin-Projekt. Merlin setzt dann die Mindmap in eine Projektstruktur um. Das geht übrigens auch zurück von Merlin zu Mindnode. Dazu muss das Merlin-Projekt als Freemind-Datei exportiert werden (Ablage -> Exportieren -> Mindmap). Merlin exportiert allerdings nur die Struktur, alle anderen Parameter wie Zeitschätzungen und co. gehen dabei verloren. Also besser eine grobe Mindmap mit Mindnode erstellen und dann in Merlin bleiben.
3. Ein Angebot mit Grandtotal erstellen: Für meine Angebote und Rechnungen benutze ich mittlerweile GrandTotal. Wenn man einmal seine Vorlagen für Angebote und Rechnungen erstellt hat, geht alles viel schneller. Oftmals stehe ich vor der Situation, dass ich vorher ein Angebot für ein Projekt zusammenstellen muss, aber nicht genau weiß, was ich alles machen werde und wie lange es dauern wird. Da passt die Kombination Mindnode-Merlin-GrandTotal sehr gut: Also, eine gute Struktur mit Mindnode erstellen, in Merlin packen, dort schon einmal grob vorplanen, um den genauen Zeitraum zu schätzen und dann die Aufgaben zu GrandTotal exportieren.Das geht in Merlin so: Ablage -> Senden an -> GrandTotal.
   In GrandTotal sollten Sie bereits “Angebote” und dann die Option “Positionen” aktiviert haben, dann schreibt Merlin die exportierten Aufgaben direkt ins Angebot rein. Einziger Schwachpunkt bisher: Merlin exportiert nur die Struktur, nicht die geschätzte Zeit. Das ist aber nicht so schlimm, denn das Angebot soll ja sowieso nicht so detailliert sein, das kann man dann noch händisch ändern.

Wenn ich mal mehr Zeit habe, dann erstelle ich zu den Schritten auch Screenshots – kann aber noch etwas dauern…

Arbeiten Sie auch mit den Programmen (oder mit ähnlichen Programmen), haben Sie sich auch so einen Workflow erarbeitet? Vielleicht können Sie mir ja in der Kommentarfunktion Ihren Workflow beschreiben, muss ja nicht so ausführlich sein.

Gestern saß ich in einem vollbesetzten Zug von München zurück ins schöne Allgäu. Mein Abteil war vollgestopft, es gab keinen Platz, um meine Beine auszustrecken. Meine Sitzwahl am Fenster stellte sich schnell als schlechte Wahl heraus: volle Sonne, etwa drei Stunden lang. Eigentlich wollte ich auf meiner Rückreise noch ein wenig arbeiten, aber ich konnte leider die Schrift auf dem Bildschirm nicht vernünftig sehen. Meinen Ipod hatte ich zuhause gelassen und es gab noch nicht einmal Platz, um etwas in mein Notizbuch zu kritzeln. Also starrte ich aus dem Fenster und ließ saftige Wiesen an mir vorbeiziehen.

Es war laut und stickig im Zug, gleichzeitig überzog mich eine wohlige Ruhe. Endlich offline.

Offline sein – als “Information Worker” muss man sich das erkämpfen. Telefon aus? Dann könnte ja ein neuer Auftrag durch die Lappen gehen. Eine E-Mail wird nicht innerhalb von ein paar Minuten beantwortet? Der Auftraggeber will 24×7-Erreichbarkeit. So wird man zum “Information Slave”, zum Sklaven der Informationsgesellschaft. Es bleibt keine Zeit zum Nachdenken, zum Gegenprüfen, ob man eigentlich in die richtige Richtung läuft oder mit dem Kopf nach unten nur noch stur Aufgaben abarbeitet.

Deswegen: Öfter mal das Telefon ausschalten, E-Mails ignorieren, nicht erreichbar sein und raus an die frische Luft; Räume für neue Gedanken schaffen, die uns über den alltäglichen Wahnsinn heben und den Fokus auf das Wesentliche schärfen.

Oft lohnt sich diese “Kreativitätspause”, die ja keine ist, denn im Kopf surrt es meistens weiter. Ich habe immer einen kleinen Kugelschreiber und kleine Notizzettelchen in der Hosentasche. Kommt ein Einfall, schreibe ich es sofort auf. Das hätte ich schon früher machen sollen, viele gute Ideen sind so flüchtig. Sind ganz besonders gute Ideen dabei, wird mein Schritt immer schneller, es zieht mich nach Hause. Jetzt ist wichtig, einen Platz für die Ideen zu finden. Entweder gleich abarbeiten,  anstoßen oder die Zettelchen in die In-Box legen und die Aufgaben irgendwie weiterverarbeiten – möglichst in Ruhe.

In einem kurzen Anfall von Produktivitätswahnsinn hatte ich mich vor ein paar Tagen bei Twitter und bei Facebook abgemeldet. Ganz radikal, in Twitter habe ich noch nicht einmal ein “Good-Bye” gezwitschert. Nun bin ich schon wieder drin, weil ich ständig E-Mails von Freunden bekomme, die sich beklagen, dass sie ja jetzt nichts mehr von mir hören würden. Als ob es kein Telefon gäbe!

Selbst meine Frau beschwerte sich; sie behauptet noch immer, sie würde meine wahren Gefühlsregungen nur über Facebook herausbekommen. Dabei bräuchte sie ja nur einen Raum weiter in mein Büro zu kommen…

Also gut, da ich herausgefunden habe, dass nicht Twitter und Facebook meine Produktivität bremsen, sondern ich selber, habe ich mich wieder angemeldet und schnell ein paar Statusmeldungen geschrieben. Ich bin also wieder drin. Kurz vor meinem Abgang aus Twitter und FB hatte ich noch ein paar Freunde gefragt, wie sie die Tools einsetzen. Das Ergebnis: Die meisten benutzen FB für private Meldungen und Twitter eher für internationale und berufliche Dinge (Danke, Roland und Karsten).

Karsten, traditionell schon der “Super-Networker”, benutzt auch noch Yammer, weil er es wahrscheinlich für irgendwelche Firmennetzwerke braucht.  Das wäre mir schon wieder alles zu viel. Außerdem funktioniert es nicht mit der Eventbox, die das twittern und facebooken (oder besser: das Stöbern in Facebook) sehr erleichtert.

Nur nicht zu viel Geschnatter: Twitter in Wordpress, Wordpress in Facebook

Hier im Blog lasse ich nur meine Twitter-Meldungen einziehen, in meinem Facebook werden dann die aktuellen Blog-Meldungen aus reinergaertner.de automatisch eingelesen. Für meine Twitter-Meldungen hier benutze ich das Twitter-for-Wordpress plugin, um meine Wordpress-Blogs in Facebook einzulesen, nehme ich Wordbook. Ich hoffe, es funktioniert auch, denn mit diesem Blogeintrag möchte ich Wordbook testen (Anmerkung nach dem ersten Veröffentlichen: Es geht (noch) nicht.)

Es gibt ja auch die Möglichkeit, Twitter in Facebook zu integrieren, aber irgendwie sehe ich dafür keinen Grund. Das würde mein Facebook auch einfach zumüllen. Ich habe sowieso den Eindruck, dass die kurzen Twitterchen doch eher “white noise” sind. Aber: Über Twitter lassen sich ja auch Eintragungen im Blog featuren, das macht dann wiederum Sinn, nicht nur in Google, sondern auch über die Twitter-Suche gefunden zu werden.

Jeder hat so seine eigene Strategie, um mit E-Mail und den damit verbundenen Aufgaben umzugehen. Seit ein paar Jahren verarbeite ich meine verschiedenen “nächsten Schritte” nach der “Getting Things Done“-Methode (gtd) von David Allen. Jede Information, die ich benötige, um etwas anzuschieben oder zu bearbeiten, landet bei mir letztendlich mit den entsprechenden Tags in things, die Dokumente in Devonthink. Mit beiden Programmen bin ich sehr zufrieden und zahle dafür auch gerne.
Wie sieht nun mein täglicher Workflow aus:

1. googlemail – hier kommt alles rein und raus: Seit einer Weile pflege ich mein gmail ganz brav. Am Ende des Tages ist die Inbox immer leer, weil ich unwichtige E-Mails sofort lösche, kurze E-Mails sofort beantworte (wenn es in 2 Minuten geht) oder ansonsten in meinen “Beantworten”-Ordner verschiebe und später rangehe.
2. things – mein zweites Gehirn: Ergeben sich in den E-Mails ToDos für mich, gebe ich das sofort per Shortcut an things und archiviere die E-Mail oder schiebe sie auch in den “Beantworten”-Ordner in googlemails. Manchmal kopiere ich mir auch auch noch den Inhalt der E-Mail in things. Sind Dokumente angehängt, speichere ich die Dokumente in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte.
3. Devonthink – Sammelstelle für Dokumente: Hier sammle ich eigentlich alle wichtigen Dokumente. Ich habe zwei Datenbanken: eine Datenbank für Referenzmaterialien und eine für mein Unternehmen. Alle Dateien, die ich von googlemail in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte gespeichert habe, ziehe ich sofort in den Devonthink-Eingangsordner. Die Dokumente bearbeite ich dann entweder in Devonthink weiter oder ich öffne das Dokument in Pages. Bearbeitete Dokumente, neue Versionen speichere ich in der “Outbox” auf meiner Festplatte. Von dort verschicke ich die Dokumente. Am Ende des Tages verschiebe ich alle Dokumente der Outbox in mein Devonthink und lösche die alten Versionen (denn die brauche ich in 95% der Fälle nicht mehr – und selbst, wenn, die Dateien liegen ja noch irgendwo im googlemail).
4. Finger weg von den E-Mails – loslassen und arbeiten: Jetzt schaue ich für einige Stunden nicht mehr in googlemail rein. Das ist wichtig, denn sonst bekomme ich meine Arbeit nicht geschafft. In der Regel öffne ich mein googlemail nur etwa 4 Mal pro Tag: morgens, dann um 10 Uhr, 13 Uhr, 17:00 – dann räume ich meinen Eingangsordner auf (starte also wieder mit Schritt 1). Klar, E-Mails verschicke ich den ganzen Tag über, dann aber mit dem Apple Mail, das so eingestellt ist, dass es nur E-Mails verschickt, aber nicht nach neuen E-Mails prüft.

Den ganzen Tag über arbeite ich also meine “nächsten Schritte” ab, meistens gebündelt nach Projekten. Wobei ich mir pro Tag drei Aufgaben aufschreibe, die ich bis zum Ende des Tages unbedingt schaffen will, ganz unabhängig von den Deadlines, die ich bekomme oder die ich mir selbst auferlege. Meine verbrachte Zeit tracke ich mit TimeLog, das zusammen mit GrandTotal eine Supererleichterung für meine Rechnungsstellung ist. Eine sehr empfehlenswerte Kombination.