Reiner Gärtner

Jeder hat so seine eigene Strategie, um mit E-Mail und den damit verbundenen Aufgaben umzugehen. Seit ein paar Jahren verarbeite ich meine verschiedenen “nächsten Schritte” nach der “Getting Things Done“-Methode (gtd) von David Allen. Jede Information, die ich benötige, um etwas anzuschieben oder zu bearbeiten, landet bei mir letztendlich mit den entsprechenden Tags in things, die Dokumente in Devonthink. Mit beiden Programmen bin ich sehr zufrieden und zahle dafür auch gerne.
Wie sieht nun mein täglicher Workflow aus:

1. googlemail – hier kommt alles rein und raus: Seit einer Weile pflege ich mein gmail ganz brav. Am Ende des Tages ist die Inbox immer leer, weil ich unwichtige E-Mails sofort lösche, kurze E-Mails sofort beantworte (wenn es in 2 Minuten geht) oder ansonsten in meinen “Beantworten”-Ordner verschiebe und später rangehe.
2. things – mein zweites Gehirn: Ergeben sich in den E-Mails ToDos für mich, gebe ich das sofort per Shortcut an things und archiviere die E-Mail oder schiebe sie auch in den “Beantworten”-Ordner in googlemails. Manchmal kopiere ich mir auch auch noch den Inhalt der E-Mail in things. Sind Dokumente angehängt, speichere ich die Dokumente in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte.
3. Devonthink – Sammelstelle für Dokumente: Hier sammle ich eigentlich alle wichtigen Dokumente. Ich habe zwei Datenbanken: eine Datenbank für Referenzmaterialien und eine für mein Unternehmen. Alle Dateien, die ich von googlemail in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte gespeichert habe, ziehe ich sofort in den Devonthink-Eingangsordner. Die Dokumente bearbeite ich dann entweder in Devonthink weiter oder ich öffne das Dokument in Pages. Bearbeitete Dokumente, neue Versionen speichere ich in der “Outbox” auf meiner Festplatte. Von dort verschicke ich die Dokumente. Am Ende des Tages verschiebe ich alle Dokumente der Outbox in mein Devonthink und lösche die alten Versionen (denn die brauche ich in 95% der Fälle nicht mehr – und selbst, wenn, die Dateien liegen ja noch irgendwo im googlemail).
4. Finger weg von den E-Mails – loslassen und arbeiten: Jetzt schaue ich für einige Stunden nicht mehr in googlemail rein. Das ist wichtig, denn sonst bekomme ich meine Arbeit nicht geschafft. In der Regel öffne ich mein googlemail nur etwa 4 Mal pro Tag: morgens, dann um 10 Uhr, 13 Uhr, 17:00 – dann räume ich meinen Eingangsordner auf (starte also wieder mit Schritt 1). Klar, E-Mails verschicke ich den ganzen Tag über, dann aber mit dem Apple Mail, das so eingestellt ist, dass es nur E-Mails verschickt, aber nicht nach neuen E-Mails prüft.

Den ganzen Tag über arbeite ich also meine “nächsten Schritte” ab, meistens gebündelt nach Projekten. Wobei ich mir pro Tag drei Aufgaben aufschreibe, die ich bis zum Ende des Tages unbedingt schaffen will, ganz unabhängig von den Deadlines, die ich bekomme oder die ich mir selbst auferlege. Meine verbrachte Zeit tracke ich mit TimeLog, das zusammen mit GrandTotal eine Supererleichterung für meine Rechnungsstellung ist. Eine sehr empfehlenswerte Kombination.