Reiner Gärtner

Seit vielen Jahren schon komme ich mit meinem mac gut ohne Windows-Software aus. Zuerst haben alle Kollegen über mich gelacht, jetzt haben viele von denen auch einen mac.

Vor kurzen musste ich doch ausweichen auf das ungeliebte Betriebssystem aus Seattle. Mein Pages schaffte es nicht so richtig, Dokumente im Microsoft Word-Format zu exportieren und so versuchte ich, Windows unter Parallels zu installieren. Klappte leider nicht so richtig. Also musste ich mir Office für den mac kaufen.

Vor ein paar Tagen las ich über ein kleines Tool, das man aus der Linuxgemeinde schon gut kennt, das es aber erst jetzt für den mac gibt: Wine und Winebottler.

Damit kann man Windows-Programme auf dem mac laufen lassen, ohne Windows installiert zu bekommen. Das kam etwas spät, denn gleichzeitig klingelte DHL und brachte Office für den mac. Also probierte ich sofort aus, ob ich mein Windows Office nicht auch ohne Parallels und co zum Laufen bekomme.

Einmal installiert sitzt Wine im Hintergrund und wartet darauf, dass man .exe-Dateien öffnet. Dann öffnet sich Wine und X11, man wird gefragt, ob das Programm in eine ordentliche mac app zum Weitergeben gewickelt werden will und muss dann eine Weile warten.

Die Installation von Windows-Office hat nun nicht geklappt, aber immerhin konnte mein Rechner das Installationsprogramm starten und erst nach etwa 20 Minuten und 60 Prozent der Installation sagte mir Office, das es jetzt nicht mehr weiter wolle.

Ich wollte aber nicht aufgeben und probierte es am mac meiner Frau. Die muss nämlich ein bestimmtes PC-Programm benutzen und ärgert sich immer, dass es ewig dauert, bis sie es per bootcamp aufrufen kann. Also, Wine installiert, dann das Programm. Installation scheint wirklich unkomplieziert zu sein und diesmal klappte es sogar. Das Programm wird einfach in einem Fenster geöffnet, das geht schnell. man kann sogar daraus drucken und auf die Onlineverbindung zugreifen.

Ich finde, dass Wine und Winebottler (das macht die app) eine echte Bereicherung ist. Ich habe gar keine Ahnung mehr, welche PC-Software ich einsetzen müsste, aber es gibt ja immer wieder Sonderprogramme, die man nur mit einem PC öffnen kann. Einen Versuch ist Wine allenfalls wert. Zumal es freeware ist.

Wie sich doch die Gewohnheiten ändern: Früher konnte ich ohne Musik nicht schreiben. Ständig lief das Radio, ich brauchte Stimulation, Impulse, um etwas zu schreiben. Oft schrieb ich auch in lauten Cafes, dort hatte ich meine besten Ideen. Vor allem mein free writing-Spurts konnte ich gar nicht zuhause in Ruhe schreiben. Es musste immer etwas los sein.

Der WriteRoom - sachlich schwarz und grün, reduzierter geht es kaum

Inzwischen ist das anders: Zwar gehe ich immer noch hin und wieder in ein Cafe, in Wangen ist es das Cafe Moritz und ich München das Black Bean (in beiden Cafes gibt es kostenlosen WLAN-Zugang), doch meistens sitze ich doch lieber zuhause in meinem Büro und schreibe in Ruhe. Gerade für meine ersten Versionen, die ersten Drafts gebe ich mir immer mehr Freiraum. Manche Artikel und Beiträge sind bereits generalstabsmäßig geplant, die schreibe ich dann direkt in Word oder Pages.

Für andere Schriftstücke brauche ich mehr Raum – und das wortwörtlich: Bisher schrieb ich solche Texte im WriteRoom für den mac. Das ist nichts anderes als eine Blackbox, in der ich mir erlaube, einfach drauflos zu schreiben. Ich korrigiere nicht sofort, sondern lasse meinen Gedanken freien Lauf. Denn manchmal muss man sich freischreiben, viele Worte wegschreiben, bis man zum Kern kommt. Wenn ich den WriteRoom starte, dann wird der Bildschirm komplett schwarz und es blinkt nur ein grüner Cursor. Dann mache ich nichts anderes als in die Tasten zu hauen. Richtig schön single tasking.

Ich erlaube mir dabei, Fehler zu machen, mich zu vertippen, das macht gar nichts. Den Redakteur in mir brauche ich später. Denn wenn ich meinen internen Redakteur schon jetzt einschalten würde, dann käme ich zu gar nichts. Viel zu früh winkt der ab, will immer nur Worte und Satzstellungen ändern. Ein elendiger Bremser ist das. Aber ich sollte nicht so fies über meinen internen Redakteur sprechen, denn ich werde ihn später noch einmal zum Aufräumen und Umstellen brauchen. Dann aber in Word oder in Pages.

Der Omniwriter - winterlich schön schreiben

Mit dem Ommiwriter habe ich nun eine echte Alternatve zum WriteRoom gefunden. Der Bildschirm ist ähnlich reduziert wie im WriteRoom, im Hintergrund läuft eine meditative Musik, die mir erstaunlicherweise noch nicht auf den Keks gegangen ist. Vielleicht nehme ich den Ommiwriter für ganz bestimmte Schreibübungen und Schreibaufgaben. Denn manchmal muss man sich in einen anderen Raum bewegen, um wieder eine andere Sichtweise auf die Dinge zu bekommen, um sich wieder zu kalibrieren. Ommiwriter ist übrigens kostenlos und wirklich empfehlenswert.

Im ersten Teil meiner Workflow-Serie habe ich beschrieben, wie ich täglich mit meinen E-Mails und Aufgaben umgehe. Aber natürlich benötige ich noch weitere Werkzeuge.

Ich arbeite zunehmend mit der Projektmanagementsoftware Merlin (und ja: ich arbeite auf einem mac, also stelle ich hier auch nur mac-Software vor..) und da stellte sich schnell die Frage, wie ich denn meine erfassten Projektaufgaben in Merlin importiere und dann vielleicht daraus mit GrandTotal ein schön übersichtliches Angebot erstellen kann.

Und so geht es:

1. Aufgaben, Ziele und Rollen mit einer Mindmap erfassen: Ich habe in den letzten Jahren einige der gängigen Mindmapping-Software auf dem mac ausprobiert, darunter MindManager,  Novamind und Freemind. Während die ersten beiden einfach zu teuer und für meine Bedürfnisse zu kompliziert sind, war Freemind sehr lange Favorit. Um meine Mindmaps in Merlin zu bekommen, benötige ich jedoch ein bestimmtes Export-Format (OPML).
   Am besten kommt damit Mindnode zurecht. Damit kann ich Mindmaps erstellen und als OPM-Datei exportieren. Ich habe mir Mindnode Pro (kostet 14,95 Dollar, also wirklich fairer Preis!) zugelegt, weil man damit im Gegensatz zur Basisversion auch Äste wieder einfalten kann. Außerdem ist Mindnode nicht nur nett gestaltet, sondern konzentriert aufs Mindmapping, ganz ohne Schnickschnack.Also, Mindmap erstellen, dann bei “Ablage” und “Exportieren” das Dateiformat “opml document” anwählen und die Datei speichern.
2. Mindmap in Merlin importieren und weiterverarbeiten: Der Import der Mindmap in Merlin ist denkbar einfach. Öffnen Sie eine neue Datei und ziehen Sie die opml-Datei einfach in das Merlin-Projekt. Merlin setzt dann die Mindmap in eine Projektstruktur um. Das geht übrigens auch zurück von Merlin zu Mindnode. Dazu muss das Merlin-Projekt als Freemind-Datei exportiert werden (Ablage -> Exportieren -> Mindmap). Merlin exportiert allerdings nur die Struktur, alle anderen Parameter wie Zeitschätzungen und co. gehen dabei verloren. Also besser eine grobe Mindmap mit Mindnode erstellen und dann in Merlin bleiben.
3. Ein Angebot mit Grandtotal erstellen: Für meine Angebote und Rechnungen benutze ich mittlerweile GrandTotal. Wenn man einmal seine Vorlagen für Angebote und Rechnungen erstellt hat, geht alles viel schneller. Oftmals stehe ich vor der Situation, dass ich vorher ein Angebot für ein Projekt zusammenstellen muss, aber nicht genau weiß, was ich alles machen werde und wie lange es dauern wird. Da passt die Kombination Mindnode-Merlin-GrandTotal sehr gut: Also, eine gute Struktur mit Mindnode erstellen, in Merlin packen, dort schon einmal grob vorplanen, um den genauen Zeitraum zu schätzen und dann die Aufgaben zu GrandTotal exportieren.Das geht in Merlin so: Ablage -> Senden an -> GrandTotal.
   In GrandTotal sollten Sie bereits “Angebote” und dann die Option “Positionen” aktiviert haben, dann schreibt Merlin die exportierten Aufgaben direkt ins Angebot rein. Einziger Schwachpunkt bisher: Merlin exportiert nur die Struktur, nicht die geschätzte Zeit. Das ist aber nicht so schlimm, denn das Angebot soll ja sowieso nicht so detailliert sein, das kann man dann noch händisch ändern.

Wenn ich mal mehr Zeit habe, dann erstelle ich zu den Schritten auch Screenshots – kann aber noch etwas dauern…

Arbeiten Sie auch mit den Programmen (oder mit ähnlichen Programmen), haben Sie sich auch so einen Workflow erarbeitet? Vielleicht können Sie mir ja in der Kommentarfunktion Ihren Workflow beschreiben, muss ja nicht so ausführlich sein.

In einem kurzen Anfall von Produktivitätswahnsinn hatte ich mich vor ein paar Tagen bei Twitter und bei Facebook abgemeldet. Ganz radikal, in Twitter habe ich noch nicht einmal ein “Good-Bye” gezwitschert. Nun bin ich schon wieder drin, weil ich ständig E-Mails von Freunden bekomme, die sich beklagen, dass sie ja jetzt nichts mehr von mir hören würden. Als ob es kein Telefon gäbe!

Selbst meine Frau beschwerte sich; sie behauptet noch immer, sie würde meine wahren Gefühlsregungen nur über Facebook herausbekommen. Dabei bräuchte sie ja nur einen Raum weiter in mein Büro zu kommen…

Also gut, da ich herausgefunden habe, dass nicht Twitter und Facebook meine Produktivität bremsen, sondern ich selber, habe ich mich wieder angemeldet und schnell ein paar Statusmeldungen geschrieben. Ich bin also wieder drin. Kurz vor meinem Abgang aus Twitter und FB hatte ich noch ein paar Freunde gefragt, wie sie die Tools einsetzen. Das Ergebnis: Die meisten benutzen FB für private Meldungen und Twitter eher für internationale und berufliche Dinge (Danke, Roland und Karsten).

Karsten, traditionell schon der “Super-Networker”, benutzt auch noch Yammer, weil er es wahrscheinlich für irgendwelche Firmennetzwerke braucht.  Das wäre mir schon wieder alles zu viel. Außerdem funktioniert es nicht mit der Eventbox, die das twittern und facebooken (oder besser: das Stöbern in Facebook) sehr erleichtert.

Nur nicht zu viel Geschnatter: Twitter in Wordpress, Wordpress in Facebook

Hier im Blog lasse ich nur meine Twitter-Meldungen einziehen, in meinem Facebook werden dann die aktuellen Blog-Meldungen aus reinergaertner.de automatisch eingelesen. Für meine Twitter-Meldungen hier benutze ich das Twitter-for-Wordpress plugin, um meine Wordpress-Blogs in Facebook einzulesen, nehme ich Wordbook. Ich hoffe, es funktioniert auch, denn mit diesem Blogeintrag möchte ich Wordbook testen (Anmerkung nach dem ersten Veröffentlichen: Es geht (noch) nicht.)

Es gibt ja auch die Möglichkeit, Twitter in Facebook zu integrieren, aber irgendwie sehe ich dafür keinen Grund. Das würde mein Facebook auch einfach zumüllen. Ich habe sowieso den Eindruck, dass die kurzen Twitterchen doch eher “white noise” sind. Aber: Über Twitter lassen sich ja auch Eintragungen im Blog featuren, das macht dann wiederum Sinn, nicht nur in Google, sondern auch über die Twitter-Suche gefunden zu werden.

Jeder hat so seine eigene Strategie, um mit E-Mail und den damit verbundenen Aufgaben umzugehen. Seit ein paar Jahren verarbeite ich meine verschiedenen “nächsten Schritte” nach der “Getting Things Done“-Methode (gtd) von David Allen. Jede Information, die ich benötige, um etwas anzuschieben oder zu bearbeiten, landet bei mir letztendlich mit den entsprechenden Tags in things, die Dokumente in Devonthink. Mit beiden Programmen bin ich sehr zufrieden und zahle dafür auch gerne.
Wie sieht nun mein täglicher Workflow aus:

1. googlemail – hier kommt alles rein und raus: Seit einer Weile pflege ich mein gmail ganz brav. Am Ende des Tages ist die Inbox immer leer, weil ich unwichtige E-Mails sofort lösche, kurze E-Mails sofort beantworte (wenn es in 2 Minuten geht) oder ansonsten in meinen “Beantworten”-Ordner verschiebe und später rangehe.
2. things – mein zweites Gehirn: Ergeben sich in den E-Mails ToDos für mich, gebe ich das sofort per Shortcut an things und archiviere die E-Mail oder schiebe sie auch in den “Beantworten”-Ordner in googlemails. Manchmal kopiere ich mir auch auch noch den Inhalt der E-Mail in things. Sind Dokumente angehängt, speichere ich die Dokumente in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte.
3. Devonthink – Sammelstelle für Dokumente: Hier sammle ich eigentlich alle wichtigen Dokumente. Ich habe zwei Datenbanken: eine Datenbank für Referenzmaterialien und eine für mein Unternehmen. Alle Dateien, die ich von googlemail in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte gespeichert habe, ziehe ich sofort in den Devonthink-Eingangsordner. Die Dokumente bearbeite ich dann entweder in Devonthink weiter oder ich öffne das Dokument in Pages. Bearbeitete Dokumente, neue Versionen speichere ich in der “Outbox” auf meiner Festplatte. Von dort verschicke ich die Dokumente. Am Ende des Tages verschiebe ich alle Dokumente der Outbox in mein Devonthink und lösche die alten Versionen (denn die brauche ich in 95% der Fälle nicht mehr – und selbst, wenn, die Dateien liegen ja noch irgendwo im googlemail).
4. Finger weg von den E-Mails – loslassen und arbeiten: Jetzt schaue ich für einige Stunden nicht mehr in googlemail rein. Das ist wichtig, denn sonst bekomme ich meine Arbeit nicht geschafft. In der Regel öffne ich mein googlemail nur etwa 4 Mal pro Tag: morgens, dann um 10 Uhr, 13 Uhr, 17:00 – dann räume ich meinen Eingangsordner auf (starte also wieder mit Schritt 1). Klar, E-Mails verschicke ich den ganzen Tag über, dann aber mit dem Apple Mail, das so eingestellt ist, dass es nur E-Mails verschickt, aber nicht nach neuen E-Mails prüft.

Den ganzen Tag über arbeite ich also meine “nächsten Schritte” ab, meistens gebündelt nach Projekten. Wobei ich mir pro Tag drei Aufgaben aufschreibe, die ich bis zum Ende des Tages unbedingt schaffen will, ganz unabhängig von den Deadlines, die ich bekomme oder die ich mir selbst auferlege. Meine verbrachte Zeit tracke ich mit TimeLog, das zusammen mit GrandTotal eine Supererleichterung für meine Rechnungsstellung ist. Eine sehr empfehlenswerte Kombination.