Meine E-Mail-Öffnungszeiten

Wer in letzter Zeit E-Mails von mir bekommen hat wird sich vielleicht ein wenig wundern. Denn in der Signatur steht:

Bitte beachten Sie meine neuen E-Mail-Öffnungszeiten um 10 und um 16 Uhr.

Was hat er sich denn da wieder ausgedacht, werden Sie sich vielleicht fragen. Ich meine das ernst.

So wie damals mit meiner Standardsignatur, so um 1997: You can´t stop the waves — but you can learn to surf.

Okay, das waren andere Zeiten. Aber was hat sich eigentlich geändert? Früher freuten wir uns, wenn E-Mails eintrudelten und wir möglichst viele E-Mails im Postfach hatten. “Wie viele E-Mails hast Du? Wow, ich hab noch ein paar Tausend mehr.”

Mit “Zero” zum “Hero”

Jetzt sieht das schon anders aus. Wir setzen auf “Zero Inbox”: Unwichtige E-Mails sofort löschen, was schnell beantwortet werden kann, sollte nach der 2-Minutenregel direkt beantwortet werden und die E-Mails, die mehr Arbeit oder Zeit bedeuten, woanders hinschieben. Am besten in ein konsistentes Task-Management-System, damit man die E-Mails auch findet und später beantworten kann.

Wer sein Postfach als Task-Management-System benutzt, kommt nie zur Ruhe und schafft eigentlich auch nichts. Das heißt: Sie sollten nicht so oft in Ihr E-Mailpostfach schauen und auch nicht so oft zurückschreiben. Jedenfalls nicht für jede Kleinigkeit.

Denn je mehr Sie schreiben, desto mehr Antworten werden Sie erhalten und umso mehr E-Mails müssen Sie beantworten. Das E-Mail-Hamsterrad steht nie still. Aber Sie können die Laufgeschwindigkeit verändern.

Wer weniger E-Mails schreibt, bekommt auch weniger

Also: reduzieren. Seien Sie nicht ständig verfügbar, blockieren Sie sich eine halbe Stunde oder mehr in Ihrem Kalender und arbeiten Sie die E-Mails dann konzentriert blockweise ab.

Und jetzt kommen wir zu den Öffnungszeiten: Wenn Sie es schaffen, nur etwa vier Mal pro Tag E-Mails zu lesen, dann heißt das nicht auch gleich, dass Sie auch vier Mal pro Tag antworten müssen. Deswegen steht in meiner Signatur: E-Mail-Öffnungszeiten um 12 und 16 Uhr. Ich kommuniziere hier ganz klar, dass ich sehr wohl erreichbar bin, aber eben nicht immer verfügbar.

Denn in der Zwischenzeit schlafe ich ja nicht — meistens jedenfalls nicht — sondern arbeite vor mich hin. Je weniger ich dabei unterbrochen werde, umso schneller bin ich fertig. Mit meinen neuen Öffnungszeiten signalisiere ich, dass ich meine E-Mails regelmäßig lese und trotzdem recht zeitnah antworte, dafür aber mehr geschafft bekomme.

Wer ständig erreichbar ist, schafft nichts##

Keine Sorge, ich ziehe mich nicht in mein Offline-Schneckenhäuschen zurück. Ich habe mein System so eingerichtet, dass ich auch während der “Arbeitszeit” E-Mails verschicken kann, ohne dabei das Postfach zu lesen. Auf diese Weise bekommen meine Auftraggeber natürlich auch außerhalb der Öffnungszeiten E-Mails.

Wer es wirklich eilig hat, der kann mich auch gerne anrufen oder mir eine threema-Nachricht schicken. Ich kann nicht garantieren, dass ich immer ans Telefon gehe, aber ich bekomme Ihren Anruf mit und melde mich so schnell wie möglich.

Nur gegen 10 und 16 Uhr habe ich meistens nicht so viel Zeit, denn da beantworte ich Ihre E-Mails.